Fakturaservice guiden allt du behöver veta

Effektivare flöde

Extern fakturaservice underlättar fakturahanteringen

På senare år har hanteringen av fakturor blivit en växande börda för många svenska företag. Allt fler av landets ekonomiavdelningar går på knäna till följd av det stora antalet fakturor som behöver skickas ut och sedermera sättas under bevakning. Känner du igen ditt företag i denna beskrivning? Då bör du överväga att köpa extern fakturaservice som en tjänst och lätta lite grann på bördan!

För visst vore det väl skönt att vara färdig med faktureringen så fort som fakturan har skapats? Det är nämligen tidsödande att behöva bevaka en faktura genom hela processen från utskick till betalning. Däremellan finns flera olika steg, inte minst påminnelsehantering och inkassohantering. Så genom att låta någon annan ta hand om dessa steg kan ni spara mycket tid och i förlängningen även pengar!

Vad är fakturaservice?

Fakturaservice är ett paraplybegrepp som innefattar flera mindre delmoment. Exakt vilka moment som ingår i denna tjänst kan därför variera beroende på ert behov och ert val av leverantör. Traditionellt sett brukar dock följande arbetsuppgifter kunna ingå i tjänsten:

• fakturering (d.v.s. utskick av fakturor till era kunder)

• bevakning av fakturor

• inkassering av fordringar genom påminnelser eller inkassohantering.

I sin allra enklaste form går alltså tjänsten ut på att er externa samarbetspartner skickar ut era fakturor till kunderna. Därefter ser de till att bevaka fakturorna och säkerställer att de betalas i tid. Om en kund skulle dra ut på tiden med sin betalning upptäcker de detta i ett tidigt stadie. De kan därmed försöka driva in kundfordran genom att i första läget påminna kunden om att betalningen är sen. I värsta fall kan de hjälpa er att gå hela vägen till inkasso, om det är vad som krävs för att få betalt av kunden.

Vad kostar denna fakturahantering?

Det är tyvärr svårt att ge ett rakt svar på denna fråga. Priset för dessa tjänster varierar nämligen beroende på ert företags förutsättningar samt vilken leverantör ni anlitar. En fakturaservice bör nämligen skräddarsys utifrån företagets unika behov och priset skiljer sig därför åt från fall till fall.

Därför bör ni köpa fakturaservice som en tjänst

Det finns goda skäl att överväga att köpa hanteringen av kundfakturor som en tjänst. En professionell fakturaservice är generellt sett såväl billigare som mer effektiv och bättre på alla sätt och vis. Detta jämfört med att ni ska behöva hantera era fakturor in-house.

Några exempel på fördelarna med att köpa denna tjänst är att ni:

• Slipper ägna tid åt att själva skicka ut fakturor till era kunder. Oavsett i vilken bransch ni verkar finns det mycket att vinna på att minska den onödiga administrationen. En uppgift som ofta tar onödigt mycket tid är utskicket av fakturor till kunder. Genom att ta hjälp med fakturahanteringen kan ni fokusera mer på andra verksamhetskritiska områden, såsom försäljning och marknadsföring.

• Kan känna er trygga med vetskapen att era kundfakturor bevakas ordentligt. Ni slipper därmed att försenade fakturor faller mellan stolarna i företaget innan ni slutligen inser att de inte har betalats. Att tidigt få indikationer på att en kundfaktura har passerat sitt förfallodatum är en viktig framgångsnyckel för effektiv fakturahantering och påminnelsehantering.

• Inte behöver tjata på era kunder när betalningar drar ut på tiden. Det är inte roligt att jämt och ständigt behöva tjata på kunderna för att de dröjer med att betala sina fakturor. När ni för femtioelfte gången kontaktar en och samma kund om en försenad betalning är risken stor att ert förhållande med kunden skadas. Därför bör ni låta en extern part sköta er fakturahantering och överlåta hanteringen av påminnelser till dem.

• Ett effektivare flöde från fakturering till betalning. Om er fakturahantering fungerar smärtfritt behöver ni inte köpa fakturaservice som en tjänst. Men sannolikheten är tyvärr stor att hanteringen av kundfakturor fungerar allt annat än optimalt. Och om så är fallet har ni mycket att vinna på att optimera denna hantering. Ett effektivare flöde från fakturering till betalning ger såväl en bättre kundupplevelse som ett mer tillförlitligt kassaflöde.

Fokusera på kärnverksamheten och vårda era viktiga kundrelationer

Ser du dig själv som något av en expert inom just ditt område? Har ert företag en specialitet som ni är särskilt duktiga på och som ni vill utveckla ytterligare? Bra, då bör ni överväga att låta en extern samarbetspartner hantera er fakturering. För genom att göra detta kan ni slippa ta hand om allt från fakturautskick till påminnelser, inkasso m.m. Det betyder att ni istället kan lägga mer tid på det som är viktigast, d.v.s. kärnverksamheten i ert företag.

Det är trots allt i er kärnverksamhet som det finns pengar att tjäna. Det är den verksamheten som får nålen att röra sig framåt och företaget att växa samt befästa sin position på marknaden. Så lägg inte ner onödigt mycket tid på att fakturera och påminna era kunder samt driva in kundfordringar. I slutändan kan det faktiskt vara rentav skadligt för era kundrelationer att handha dessa arbetsuppgifter internt. Därför bör ni koppla in en tredje part och undvika att skada de ack så viktiga relationerna med era kunder!

Trots fördelarna är det inte alltid så enkelt att överge en process som inte riktigt fungerar som den ska. Men så fort ni har integrerat denna lösning i ert företag kommer administrativa bördan att lätta. Ni kan sedan fortsätta att jobba på och fokusera lite mer på er kärnverksamhet. För i slutändan har ni ju viktigare saker att tänka på än att behöva hantera fakturor, inte sant?!

När ni är redo att lägga ut er fakturahantering till en extern aktör kan ni få hjälp med detta av Qred. Nedan kan du ta del av lite kortfattad information om vår tjänst. För mer utförlig information om vår fakturaservice rekommenderar vi att du tar kontakt med oss!

Qred kan underlätta er fakturahantering

Visste du att vi på Qred erbjuder fakturaservice? Genom att låta oss sköta hanteringen av era fakturor kan ni få hjälp med följande:

• utskick av fakturor

• påminnelsehantering

• indrivning av fordringar hela vägen till inkasso.

Kontakta oss om ni vill minska den administrativa börda och få hjälp med hanteringen av era fakturor!

Småföretagarnas

Småföretagarnas Riksförbund är en organisation för svenska småföretagare.

Vanliga frågor och svar